home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / hobby / gim_308.zip / GIM13.DOC < prev    next >
Text File  |  1994-07-17  |  13KB  |  261 lines
  1.           CHAPTER 13     GRAFTING FOLDERS
  2.  
  3.  
  4. INTRODUCTION...
  5.  
  6.           The Graft Area provides the ability to merge data from a
  7.           folder created from an outside source (such as Ancestral File)
  8.           into some other folder, such as a folder containing similar
  9.           data from personal research.
  10.  
  11.           GIM does this semi-automatically.  First it makes best guess
  12.           assumptions about how well the contents of the outside source
  13.           folder compare with the contents of the destination folder,
  14.           using similarities in names, dates, relationships, place names
  15.           and so on.  Then it presents you with the results of its
  16.           comparison, allowing you to make final adjustments to the
  17.           proposed matches before the actual grafting of data takes
  18.           place.
  19.  
  20. CAVEAT...
  21.  
  22.           Please read this chapter completely and carefully before doing
  23.           any grafting.  GIM's grafting functions are very powerful and
  24.           helpful, and GIM will do a large part of this task on its own;
  25.           but ultimately it is up to you to verify each phase of the
  26.           grafting process -- especially when dates and places don't
  27.           match up exactly.
  28.  
  29.           This process may take a while, especially for large source
  30.           folders.  As a result, you may want to pause the graft at some
  31.           point and resume at another time.  If you choose to do this,
  32.           you may do so at any time, but in the interim, be sure not to
  33.           change the data in the source or destination folders.  Also,
  34.           be careful to complete one graft operation before beginning a
  35.           new one.
  36.  
  37. CONCEPTS...
  38.  
  39.           This chapter describes a grafting operation between a "source"
  40.           and a "destination" folder.  The "source" folder is a folder
  41.           created from an outside source, such as a GEDCOM file obtained
  42.           from Ancestral File (see chapter 14 for details).  The
  43.           "destination" folder is one which contains similar or related
  44.           information, such as genealogical data resulting from your own
  45.           research, and is the folder which will receive information
  46.           obtained from the "source" folder.
  47.  
  48.           The Graft Area helps you take information from this source
  49.           folder and insert it into the destination folder.  This data
  50.           is transferred in six sequential steps or "phases".  Each
  51.           phase is automatic to a certain extent, asking for manual
  52.           verification at those points where discrepancies between
  53.           folders arise.
  54.  
  55. STARTING OUT...
  56.  
  57.           To graft a source folder into a destination folder, open a
  58.           folder from the Folder Area.  This folder is the destination
  59.           folder; you will select the source folder in a moment.  Then
  60.           press shift-F6 to enter the Graft Area.
  61.  
  62.           (Phase 1)
  63.  
  64.           To specify the source folder, press <F1> from within the Graft
  65.           Area (as described above).  At this point, you will see a file
  66.           selection screen, which looks like the screen you see in the
  67.           Folder Area.  Select a source folder by selecting a drive,
  68.           directory and folder name from this screen, in the same manner
  69.           that you would select a folder to open if you were in the
  70.           Folder Area.
  71.  
  72.           (Phase 2)
  73.  
  74.           Next, you will tell GIM to do its best to automatically
  75.           identify persons and families who match each other in the two
  76.           folders.  To do this, press <F2> within the Graft Area.  This
  77.           phase should require no interaction from you, and you should
  78.           be able to let it run on its own until it finishes its work.
  79.  
  80.           (Note:   there is no transfer of information from source to
  81.           destination in this phase; this phase identifies matching
  82.           persons and families, without altering either folder.)
  83.  
  84. MAKING ADJUSTMENTS...
  85.  
  86.           (Phase 3)
  87.  
  88.           The next phase of grafting is your chance to manually verify
  89.           the choices that the computer made in phase 2.  In phase 3,
  90.           you will want to check, double check, and triple check those
  91.           matches to verify that the computer's guesses are correct.
  92.  
  93.           To do so, press <F3> from the Graft Area to enter the manual
  94.           adjustment area; here you can adjust the computer's matching
  95.           of source persons to destination persons.  If it guessed
  96.           right, no problem; otherwise, you can change things around
  97.           before moving on to the remaining data transfer phases.
  98.  
  99.           This area is divided into four sections.  The top half of the
  100.           screen has two lists.  On the top left is a scrolling list of
  101.           each of the persons in the source folder.  Next to that, on
  102.           the top right, is a list of persons in the destination folder
  103.           who, according to the computer, best match a given person in
  104.           the source folder.  (The lower left and lower right sections
  105.           give information about the selected persons in the upper left
  106.           and upper right, respectively.)
  107.  
  108.           To scroll up and down the left-hand list, use the up and down
  109.           arrow keys.  Note that each time you do so, the list on the
  110.           right changes.  There is a different right-hand list for every
  111.           member of the left-hand list.  The highlighted member of the
  112.           right-hand list is the computer's best guess at a match for
  113.           the person on the left.  This is your chance to change these
  114.           selections; to do so, scroll up and down the right-hand list
  115.           by using the shift-up and shift-down arrow keys.  (The left
  116.           and right arrow keys do the same thing.)  Note: if the correct
  117.           person isn't listed in the right hand list at all, you can add
  118.           to the right-hand list with the F1 key.
  119.  
  120.           In addition to lists of persons, each right-hand lists has two
  121.           additional entries.  When "Exclude Person" is highlighted on
  122.           the right, then the person in the source folder on the left
  123.           will not be included in the graft in any way.  (The computer
  124.           usually picks this selection when it cannot determine the
  125.           familial relation between and person and others in the source
  126.           folder.)  When "Create Person" is highlighted on the right,
  127.           then the person in the source folder on the left will be
  128.           copied verbatim into the destination folder.  (The computer
  129.           usually picks this selection when it cannot find a member of
  130.           the destination folder who is an acceptable match for the
  131.           person on the left.)
  132.  
  133.           (Note:   there is no transfer of information from source to
  134.           destination in this phase; this phase modifies the list of
  135.           matching persons and families, without altering either folder.)
  136.  
  137. GRAFT...
  138.  
  139.           After you are satisfied that the information in phase 3 is
  140.           correct and that everything is set up properly, you will graft
  141.           information one person at a time (in phase 4) and then one
  142.           family at a time (in phase 5).  All of the person grafting
  143.           must be completed in phase 4 before you can proceed to the
  144.           family grafting in phase 5.
  145.  
  146.           (Phase 4)
  147.  
  148.           To perform the person-by-person grafting process, press <F4>
  149.           from the Graft Area.
  150.  
  151.           Start at the top of the left-hand list, and press <Enter> to
  152.           start the actual grafting process for each person.  Continue
  153.           with each person in the left-hand list until all of the source
  154.           persons are accounted for in the destination folder.  (Those
  155.           who are grafted are marked with a check mark.)
  156.  
  157.           For the most part, the grafting process is automatic; it will
  158.           only ask for your help when information doesn't match up
  159.           between the source person and the destination person.  For
  160.           example, if the birthdates between the source and the
  161.           destination don't match, you will be asked to choose one of
  162.           the following six actions:
  163.  
  164.                Ignore
  165.                     (Ignore the difference between folders, and retain
  166.                     the information in the destination folder.)
  167.  
  168.                Ignore and edit
  169.                     (Ignore the difference between folders, and retain
  170.                     the information in the destination folder, but edit
  171.                     that information by hand to reflect the difference.)
  172.  
  173.                Annotate source notes
  174.                     (Retain the information in the destination folder,
  175.                     and edit the source notes to reflect the different
  176.                     information.)
  177.  
  178.                Annotate research notes
  179.                     (Retain the information in the destination folder,
  180.                     and edit the research notes to reflect the different
  181.                     information.)
  182.  
  183.                Replace
  184.                     (Replace the information in the source folder with
  185.                     the information in the destination folder.)
  186.  
  187.                Replace and edit
  188.                     (Replace the information in the source folder with
  189.                     the information in the destination folder, but edit
  190.                     that information by hand before doing so.)
  191.  
  192.           If you choose either of the annotation choices you will be
  193.           presented with two more choices:
  194.  
  195.                Insert source notes
  196.                     (Include annotations in source notes, before any
  197.                     other notes which may be there already.)
  198.  
  199.                Append source notes
  200.                     (Include annotations in source notes, after any
  201.                     other notes which may be there already.)
  202.  
  203.                Insert research notes
  204.                     (Include annotations in research notes, before any
  205.                     other notes which may be there already.)
  206.  
  207.                Append research notes
  208.                     (Include annotations in research notes, after any
  209.                     other notes which may be there already.)
  210.  
  211.           and
  212.  
  213.                Use generic preface "Also:  "
  214.                     (If the new date is "31 July 1899", annotation will
  215.                     read "Also:  31 July 1899".)
  216.  
  217.                Prompt for custom preface
  218.                     (Same as above, but this asks you supply some other
  219.                     prefix besides the word "Also:".)
  220.  
  221.                Annotate then edit notes
  222.                     (Include the annotation in the selected note, at
  223.                     which point you can manually edit the result.)
  224.  
  225.           As you can see, this means that when information doesn't match
  226.           up, you have full control over how to handle the difference.
  227.  
  228.           (Phase 5)
  229.  
  230.           To graft families press <F5> from the Graft Area.  The
  231.           instructions are almost the same as phase 4.  Be sure you have
  232.           completed all of phase 4 before continuing with phase 5.
  233.  
  234.           As with phase 4, start at the top of the left-hand list and
  235.           press <Enter> to merge each person's family. Repeat this for
  236.           each person in the source folder.
  237.  
  238.           For each person processed during phase 5, the following
  239.           actions are performed:
  240.  
  241.                1.   Each family where the person appears as a parent
  242.                     will be merged.
  243.  
  244.                2.   Each family where the person appears as a child
  245.                     will be merged.
  246.  
  247.           Families are merged as best as is possible.  Family members
  248.           will be linked together in a family unit.  Family information
  249.           will also be grafted from the source to the destination.  As
  250.           with persons, when any discrepancies are encountered, you will
  251.           be asked how you want to handle it.
  252.  
  253. EXIT...
  254.  
  255.           When all these phases are complete, shut down the grafting
  256.           process all the way by pressing <F6> from the Graft Area.
  257.  
  258.           You may also select this option at any time to abort the
  259.           grafting operation, but doing so will destroy any partial
  260.           grafting which may have taken place up to that point.
  261.